Moduł bs4 mail umożliwia nie tylko odbiór i wysyłkę poczty w programie CRM, ale także archiwizowizację tych maili i przyporządkowywanych do poszczególnych kartotek kontrahentów. Jego wykorzystanie oznacza szybszą pracę i bardziej niezawodną obsługę Klienta.
Moduł bs4 mail:
➢ E-maile przegląda się poprzez stronę internetową będącą częścią programu bs4-intranet.
➢ Program odbiera e-maile z dowolnej ilości kont poprzez protokół POP3 lub IMAP, współpracując z niemal wszystkimi providerami internetowymi (ISP).
➢ E-maile wysyła się z kartotek kontrahentów, gdzie znajdują się informacje o funkcjach danych osób w firmie (np. odbiór faktur).
➢ Wiadomości mogą być wysyłane przy użyciu różnych szablonów co pozwala oszczędzić czas w przypadku np. udzielania odpowiedzi na częste pytania.
➢ Maile można czytać w kontekście innych informacji CRM: historii kontaktów z klientem, zaplanowanych zadań.
➢ System sprawdza czy są wiadomości i pobiera je na serwer firmowy od providera internetowego. Na podstawie reguł ustala adresata (pracownika).
➢ Pracownik widzi nowe wiadomości na stronie odbioru poczty (informacja wyświetla się również w oknie głównym bs4-intranet).
➢ System próbuje rozpoznać nadawcę maila porównując jego adres e-mail z bazą adresów w bs4-CRM i powiązać wiadomość z kartoteką kontrahenta.
➢ Jeśli jest to pierwsza wiadomość od danego klienta a w bazie CRM nie było wprowadzonego jego adresu e-mail, pracownik musi ręcznie wskazać nadawcę e-maila w bazie CRM lub go dodać wpisując nazwę firmy.
➢ Pracownik musi dla każdej otrzymanej wiadomości potwierdzić przeczytanie kliknięciem, odpowiedzieć na nią lub skasować ją. Dopóki nie wykona żadnej z tych operacji wiadomość pozostaje w folderze wiadomości otrzymanych.
➢ Otrzymany e-mail można rejestrować jako jedno z predefiniowanych zdarzeń (np. nowe zapytanie ofertowe, reklamacja itp.). Zarejestrowane zdarzenia mogą powodować skutki przewidziane w bs4-intranet (procedury, powiadomienia, rozliczenia itp.).
➢ W specjalnym konfiguratorze należy zdefiniować konta e-mail z których program ma czytać wiadomości. Definiowane są reguły przetwarzania wiadomości – do kogo je przekazywać, jakie zdarzenie rejestrować.
