bs4 intranet to nie tylko program do zarządzania relacjami z klientami. To także narzędzie usprawniające pracę w firmie poprzez wbudowany kalendarz zadań, firmowe forum, bazę wiedzy, zarządzanie danymi i urlopami pracowników oraz wiele innych funkcji.
Zarządzanie informacją o pracownikach, urlopami oraz krótkimi nieobecnościami.
➢ Podgląd urlopów dla każdego pracownika oraz całej grupy pracowników.
➢ Definiowanie różnych rodzajów urlopów i zwolnień.Określanie limitów urlopów dla każdego pracownika i sumowanie wykorzystanych dni.
➢ Opcja składania wniosku urlopowego przez pracownika ze wskazaniem zastępcy. Wnioski może składać pracownik, który chce urlop lub upoważnione osoby w jego imieniu.
➢ Wydruk wniosku urlopowego według własnego szablonu i decyzji przełożonego.
➢ Powiadamianie osoby (osób) odpowiedzialnej za rozpatrywanie wniosków urlopowych. Osobami odpowiedzialnymi mogą być wskazane konkretne osoby lub zawsze przełożony wnioskującego. Może być wymagana zgoda którejkolwiek osoby lub co najmniej 2 lub 3 osób.
➢ Możliwość akceptacji lub odrzucenia wniosku urlopowego.
➢ Podgląd urlopów w kalendarzu zadań każdej osoby.
➢ Definiowanie różnych rodzajów krótkich nieobecności (spóźnienie, awaria, itp.).
➢ Rejestrowanie krótkich nieobecności dla poszczególnych pracowników.
➢ Podsumowanie krótkich nieobecności dla pracownika.
Zarządzanie informacją, zadaniami i czasem
➢ Zlecanie zadań powiązanych z kontrahentem lub bez powiązania do kontrahenta. Zlecając zadanie zawsze wskazuje się kiedy powinno być wykonane i który pracownik ma je wykonać.
➢ Wykonanie zadania powoduje rejestrację odpowiedniego zdarzenia i zmianę statusu zadania.
➢ Zadania mogę mieć status: niewykonane, wykonane, skasowane, oczekujące na zatwierdzenie.
➢ Możliwość wskazywania priorytetu zadania.
➢ Kalendarz zadań na wybrany dzień.
➢ Kalendarz zadań na miesiąc.
➢ Kalendarz graficzny zadań dla grupy pracowników na tydzień.
➢ Raport prosty zadań według wykonawcy, rodzaju zadań, daty wykonania, statusu zadania (zadania niewykonane, wykonane, wykonane z opóźnieniem, skasowane, realizowane).
➢ Raport zaawansowany zadań z dodatkowymi kryteriami selekcji.
➢ Strona porównywania zadań 2 wybranych osób i przenoszenia zadań między osobami.
➢ Opcja modyfikacji lub kasowania zadania. Modyfikacja lub skasowanie zadania powoduje zapisanie informacji o zmianie w logu zadania.
➢ Możliwość ustawiania kolejności zadań na listach wyboru.
Zdarzenia i rozliczenia rejestrowane w programie ➢ Rejestrując zdarzenie (np. spotkanie z klientem) pracownik może wprowadzić różnego rodzaju rozliczenia związane z tym zadarzeniem (np. kilometrówka, opłata za parkowanie). Pozawala to na raportowanie kosztów obsługi bądź pozyskania klienta.
Umieszczanie plików w programie
➢ Pliki można wgrywać w specjalnej zakładce programu "Pliki" lub kontekstowo w innych miejscach programu:
* przy rejestracji zdarzenia lub zlecaniu zadania,
* przy wysyłaniu e-maila do kontrahenta,
* w kartotekach kontrahenta, produktu (dodatkowy moduł), zlecenia (dodatkowy moduł),
* wysyłaniu komunikatu do innego pracownika.
➢Można tworzyć katalogi i podkatalogi o dowolnie głębokiej strukturze podobnie jak na dysku twardym.
➢Do każdego katalogu lub pliku można określać uprawnienia:
* wskazać grupę pracowniczą, która ma pełne prawa (odczyt i zapis),
* wskazać grupę pracowniczą, która ma tylko prawo odczytu,
* określić czy pozostałe osoby w firmie mają prawo odczytu,
Administracja i zarządzanie uprawnieniami użytkowników
➢ odawanie, usuwanie, edycja kont pracowników z podaniem m.in. loginu i hasła do systemu.
➢ Kilkadziesiąt parametrów konfiguracji. Parametr konfiguracji może być jednocześnie parametrem preferencji – tzn. każdy pracownik może mieć jego indywidualne ustawienie. Można narzucać wybranym pracownikom ustawienia i blokować ich edycję.
➢ Ustawianie konta SMTP do wysyłki e-maili z programu.
➢ Definiowanie kalendarzy pracy pracowników.
➢ Opcja archiwizacji bazy danych.
➢ Przeglądanie włączonych procesów automatycznych: aktualizacji walut, diagnozowania i naprawiania bazy danych, wykonywania kopii bezpieczeństwa.
➢ Przeglądanie i edycja aktualnych wartości liczników użytkownika używanych do numeracji zdarzeń i pism.
Artykuły:
➢ Można publikować artykuły podzielone tematycznie na rubryki i podrubryki.
➢ Artykuły mogą zawierać zdjęcia, po opublikowaniu przez autora mogą być automatycznie e-mailowane do pracowników.
➢ Tworząc strukturę treści w serwisie (rubryki i podrubryki) można adresować zawartość podrubryk wyłącznie do wybranych grup pracowniczych.
➢ Każdy pracownik widzi spis treści oraz zajawki nowych artykułów, których nie przeczytali.
➢ Przeczytanie każdego artykułu pracownik musi potwierdzić i dostępny jest rejestr kto i kiedy przeczytał dany artykuł.
➢ Jeśli włączony jest moduł Pliki, można powiązać wybrane pliki do artykułu, dzięki czemu użytkownicy zobaczą pliki do pobrania pod artykułem.
➢ Artykuły można powiązywać ze sobą, dzięki czemu użytkownik czytając artykuł widzi listę tekstów powiązanych.
➢ Można utworzyć podrubrykę typu kalendarium, do której można dodawać informację o zbliżających się wydarzeniach i imprezach. Zajawki tych informacji pojawiają się w kolejności nadchodzących wydarzeń i znikają automatycznie po zakończeniu wydarzenia.
Forum dyskusyjne:
➢ Można tworzyć wiele tematycznych forów dyskusyjnych.
➢ Tworząc forum dyskusyjne można zadecydować jaka grupa pracownicza ma dostęp do forum.
➢ W profilach kompetencji (wersji podstawowej) użytkownikom można nadawać prawa na wysyłania wiadomości na forum oraz do zarządzania forum.
➢ Można skonfigurować forum określając, czy wiadomości wysyłane na forum wymagają zatwierdzenia (moderacji).
➢ Dostępny jest filtr brzydkich słów, które są automatycznie usuwane z wypowiedzi.
FAQ:
➢ Moduł umożliwia tworzenie bazy często zadawanych pytań i odpowiedzi.
➢ Często zadawane pytania (Frequently Asked Questions) można dzielić tematycznie według samodzielnie utworzonych kategorii.
➢ Tworząc kategorie FAQ można określać do której grupy pracowniczej adresowane są FAQ.
➢ W profilach kompetencji (wersji podstawowej) użytkownikom można nadawać prawa do zadawania pytań i/lub udzielania odpowiedzi.
