Uzyskiwanie odpowiedzi na temat funkcjonowania firmy byłoby syzyfową pracą, gdyby nie moduł Business Intelligence dostępny w systemie CDN XL. Jego rolą jest udostępnienie informacji na temat sytuacji przedsiębiorstwa i wspieranie procesu podejmowania decyzji biznesowych w firmie.
W modułach systemu CDN XL zgromadzonych jest bardzo wiele danych na temat różnych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Teoretycznie możliwe jest dotarcie do każdej informacji na temat: księgowości, płatności, czy magazynów firmy, ale niejednokrotnie udzielenie odpowiedzi na pytanie: ile zarobiliśmy na sprzedaży towarów w niebieskim kolorze w Wielkopolsce w ciągu poprzedniego tygodnia, czy też: jak kształtują się rzeczywiste koszty wytworzenia produktów w stosunku do wydatków planowanych, może zająć kilka dni. A do tego wszystkiego, jeżeli będziemy chcieli ponownie stworzyć identyczny raport, tyle że oparty o świeże dane, to całą pracę nad analizą rozpoczniemy od zera.
Nie możemy tracić na to tyle czasu, bo poszukiwane informacje mają nam posłużyć do szybkiego podejmowania różnych decyzji, np.: o wysokości cen naszych usług, czy zmianie dostawców naszych towarów. Jeśli zareagujemy za późno, to możemy stracić wielu obecnych i potencjalnych klientów.
Architektura rozwiązania
Aby możliwy był szybki dostęp do aktualnych informacji, wykorzystano moduł Business Intelligence, oparty o technologię hurtowni danych. Hurtownia to specyficzna baza danych, której struktura jest zoptymalizowana nie pod kątem zapisu danych, jak inne moduły systemu CDN XL, ale w celu szybkiego przeprowadzenia analiz. W efekcie osoby, które łączą się do
raportów nie muszą długo czekać na istotne informacje.
Hurtownia zasilana jest danymi raz na dobę, w godzinach nocnych, w trakcie tzw.: transformacji ETL (ekstrakcja - transformacja - ładowanie), gwarantując w ten sposób dostęp do aktualnych informacji. Co bardzo istotne, cały ten proces odbywa się automatycznie! Dzięki zastosowanej architekturze, użytkownicy przeglądający raporty łączą się do innej bazy, niż osoby pracujące z systemem CDN XL, co zapewnia wydajność całego rozwiązania.
Użytkownicy końcowi, tworząc i przeglądając raporty, łączą się nie do hurtowni danych, lecz tzw. kostek analitycznych. To właśnie w zaprojektowanych przez specjalistów Comarch kostkach, które swoją nazwę zawdzięczają wielowymiarowej strukturze, umożliwiającej analizę danych z różnych perspektyw (np.: analizę wartości sprzedaży w podziale na produkt, czas i kontrahenta), przechowywana jest wiedza związana z funkcjonowaniem firmy, w formie czytelnej dla użytkowników biznesowych.
Comarch CDN XL Business Intelligence – Mobilny Menadżer
Zdalny dostęp do systemu, w tym również do informacji analitycznych, staje się w ostatnim czasie coraz bardziej pożądany przez klientów. W związku z tym chcielibyśmy Państwu przypomnieć oraz przybliżyć możliwości, jakie w tym obszarze daje Mobilny Menadżer.
Zdalny dostęp do informacji analitycznych w systemie Comarch CDN XL Business Intelligence jest możliwy na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest Comarch CDN XL eBI, który pozwala na dostęp do danych z poziomu przeglądarki internetowej zarówno z komputera jak również z poziomu urządzenia mobilnego. Takie rozwiązanie wymaga jednak ciągłego dostępu do połączenia internetowego.
Niestety nie zawsze jesteśmy w stanie uzyskać połączenie internetowe w dowolnym momencie. Rozwiązaniem w tej sytuacji jest właśnie Mobilny Menadżer, który pozwala na przeglądanie raportów zarówno w trybie online jak również w trybie offline. Korzystając z tej aplikacji możemy pobrać raport najświeższą wersję raportu w momencie, gdy mamy dostęp do Internetu, a przeglądać go w dowolnym, dogodnym dla nas momencie.
Comarch CDN XL Business Intelligence – korzyści z Budżetowania
Budżetowanie, jako funkcja Controllingu wykorzystywane jest jako podstawa planowania działań w bardzo wielu przedsiębiorstwach. Jest to swego rodzaju kompas, który pozwala po pierwsze nakreślić cele dla firmy, a poza tym systematycznie kontrolować ich realizację. Nie trzeba nikogo przekonywać o celowości planowania oraz rewizji okresowej swoich osiągnięć i tworzenie dalszych planów. My również nie będziemy tego robić, skupimy się na zaprezentowaniu narzędzia, które może wesprzeć użytkowników w całym procesie budżetowania. Budżetowanie zawarte w Comarch CDN XL Business Intelligence to narzędzie w pełni zintegrowane z systemem raportowania analitycznego. Dzięki temu jesteśmy w stanie uporządkować i ujednolicić cały przepływ informacji wewnątrz przedsiębiorstwa. Korzystając z tego narzędzia będziemy mogli zapomnieć o całej stercie arkuszy, w których wartości związane z budżetami są przechowywane i krążą pomiędzy zainteresowanymi osobami (niejednokrotnie powodując, że nie wiadomo która wersja jest tą aktualną). Ponadto w związku z tym, iż narzędzie jest w pełni zintegrowane bez większego wysiłku i prowadzenia osobnych kalkulacji otrzymamy bieżące wyniki dotyczące stopnia realizacji budżetu. Dzięki dodatkowym funkcjonalnościom aplikacji takim jak parametry czy formuły służące do wyliczania danych budżetowych oraz możliwości elastycznego zarządzania uprawnieniami do arkuszy budżetowych cały proces tworzenia budżetów może być znaczącą uproszczony.
Opisane powyżej cechy systemu pokazują tylko część jego możliwości.
Comarch CDN XL Business Intelligence – korzyści z Business Scorecard
Business Scorecard to narzędzie analizy strategicznej opartej o koncepcję Balanced Scorecard, która pierwszy raz pojawiła się w roku 1992 i od tamtej pory systematycznie dojrzewa. Bazując na wspomnianej koncepcji zarządy wielu firm budują swoje strategiczne karty wyników i mierzą za ich pomocą stopień realizacji celów oraz ogólną kondycję przedsiębiorstwa. Tworząc kartę wyników bazujemy na wytycznych, które zakładają analizę firmy z czterech perspektyw: klienta, procesów wewnętrznych, finansowej oraz wzrostu i rozwoju. Każda z perspektyw posługując się kluczowymi wskaźnikami wydajności (KPI – Key Performance Indicator) mierzy inne obszary aktywności firmy. Perspektywa finansowa – W tym obszarze buduje się KPI, które mierzą takie wartości jak przychód firmy, wygenerowane koszty, stopień wykorzystania aktywów czy wartość przepływów pieniężnych.
Perspektywa klienta – W tym obszarze buduje się KPI, które mierzą takie wartości jak czas realizacji zamówienia, stopień satysfakcji klienta, ilość pozyskanych nowych klientów czy rentowność klientów.
Perspektywa procesów wewnętrznych – W tym obszarze buduje się KPI, które mają dostarczyć informacji na temat czasu wykonania produktu, jakości wyrobów, produktywności załogi czy czasu zalegania towarów na magazynie.
Perspektywa wzrostu i rozwoju – Jest to obszar chyba najtrudniejszy do pomiaru, w tym obszarze wykorzystuje się KPI, które mają wskazać, jaki jest potencjał rozwojowy firmy i jej pracowników. Wśród stosowanych wskaźników można znaleźć na przykład stopień satysfakcji pracowników, rotacje załogi czy też wydajność pracy.
Mając precyzyjnie zdefiniowane cele organizacji oraz odpowiednio dobrane do nich wskaźniki przedsiębiorstwo jest w stanie skutecznie przekładać cele strategiczne na działania operacyjne. Mając do dyspozycji narzędzie, jakim jest Comarch CDN XL Business Intelligence jesteśmy w stanie zbudować swoją własną strategiczną kartę wyników, dzięki temu będziemy mieli dostęp do wszystkich kluczowych danych z poziomu jednego raportu. Tworząc raport Business Scorecard jesteśmy w stanie zaprezentować pełny obraz przedsiębiorstwa dzięki możliwości użycia w jednym miejscu danych z różnych obszarów analitycznych, co nie jest możliwe przy zastosowaniu standardowego raportu tabeli przestawnej.
Obszary analityczne
W module Business Intelligence informacje o funkcjonowaniu firmy zgromadzone są w tzw.: kostkach analitycznych, z których każda jest skarbnicą informacji o konkretnym aspekcie funkcjonowania przedsiębiorstwa, np. : w zakresie sprzedaży, produkcji, czy zakupów. Swoją nazwę kostki zawdzięczają wielowymiarowej strukturze, dzięki której możliwa jest analiza danych liczbowych (tzw.: miar), np.: ilości złożonych zamówień, sprzedaży w różnych podziałach (produkt, oddział, czas). Co bardzo istotne, możliwe jest wykorzystanie kilku podziałów, zwanych wymiarami, równocześnie.
Użytkownik, korzystając z wybranej kostki, może budować raporty korzystając z listy pól odpowiadających konkretnemu obszarowi funkcjonowania firmy. W ramach tego modułu dostępne są obszary analityczne:
Sprzedaż - umożliwia śledzenie danych ilościowych i wartościowych na temat transakcji sprzedaży w rozbiciu, np. na: produkt, kontrahenta, czy formę płatności. Kostka pozwala na uzyskanie wglądu w informację o uzyskanej marży, zarówno rzeczywistej, jak i uwzględniającej jedynie koszty zmienne, czy też w informacje na temat należności i zobowiązań wynikających ze sprzedaży.
Dodatkowe koszty sprzedaży - rozszerza możliwości kostki Sprzedaży o analizy specyficznych, opcjonalnych kosztów np.: kredytowania sprzedaży, kredytowania zakupów, kosztów transportu, zakupu oraz korekt kosztów. Pozwala na sprawną i proaktywną analizę marż rzeczywistych, uwzględniających wszystkie koszty sprzedaży.
Wyniki Operacyjne - pozwala na kompleksowy wgląd w informacje na temat wyników finansowych, uwzględniając przychody i koszty w wielu podziałach. Jednocześnie umożliwia prowadzenie specyficznych elementów kategorii finansowych tzw.: Nie-Kosztów i Nie-Przychodów.
Płatności - zapewnia analizę informacji na temat należności i zobowiązań przedsiębiorstwa. Dzięki kostce, użytkownik bez trudu może uzyskać odpowiedź na pytanie: który z kontrahentów zalega ponad 60 dni z płatnością, jakich wpływów i wydatków należy oczekiwać w najbliższej perspektywie czasowej, czy też jak przedstawia się rotacja należności i zobowiązań w firmie.
Wpłaty i Wypłaty - to miejsce zapewniające wgląd w informacje na temat historii zrealizowanych rozliczeń w firmie. Osoba korzystająca z kostki, w bardzo krótkim czasie, znajdzie odpowiedź na pytanie: jak kształtuje się średni okres kredytowania wpłat i wypłat lub jakie są opóźnienia z nimi związane.
Magazyny - kostka umożliwia analizę informacji na temat ilości i wartości towarów zgromadzonych w magazynach przedsiębiorstwa. Dzięki temu obszarowi, osoby odpowiedzialne za gospodarkę magazynową posiadają wiedzę nie tylko o tym na ile dni wystarczą zapasy poszczególnych produktów, ale także m.in.: jak przedstawia się zamawiana ilość towaru w poszczególnych magazynach.
Zamówienia - pozwala na prowadzenie analiz wszystkich zamówień realizowanych przez przedsiębiorstwo. Są to zarówno zamówienia klienta, zamówienia wewnętrzne, jak i zamówienia zakupu. W efekcie wykorzystania tego obszaru, użytkownicy końcowi mają ciągły wgląd w aktualne informacje na temat wszystkich zamówień, bez względu na status ich realizacji.
Produkcja - gromadzi informacje na temat zleceń produkcyjnych, poszczególnych etapów procesu produkcyjnego oraz czasochłonności wykonania operacji, przy wykorzystaniu odpowiednich zasobów w przedsiębiorstwie. Dzięki niemu możliwa jest bardzo szybka analiza zarówno danych na temat ilości zleconych do realizacji, jak i rzeczywiście wytworzonych wyrobów, czy półproduktów lub kosztów wytworzenia produktów i wykorzystania materiałów.
Księgowość - umożliwia przeprowadzenie pełnych analiz obrotów i sald na kontach księgowych. Raporty mogą być tworzone za dowolny okres czasu, z uwzględnieniem różnych okresów obrachunkowych. Obroty i salda mogą być analizowane w zależności od typu konta, wybranej klasy kont, czy waluty zapisów. Jednocześnie, obszar ten pozwala na wgląd w zestawienia księgowe, tworzone w module Księgowość CDN XL, takie jak: bilans, czy też rachunek zysków i strat w układzie kalkulacyjnym i porównawczym. Analiza zestawień może, między innymi, uwzględniać lub nie informacje zapisywane w buforze oraz prezentować dane w przekroju wybranego dziennika księgowego.
Zakupy - zawiera dane dotyczące handlowych dokumentów zakupu. Osoba korzystająca z kostki z łatwością uzyska informację na temat: wartości dokonanego zakupu, wynikających z tego zobowiązań i należności, uzyskanych rabatów, ilości, wagi, czy też objętości zakupionego towaru. Obszar zawiera także dane prezentujące datę dokonania zakupu, dostarczenia towaru, czy informujące o terminie płatności.
Comarch CDN XL Business Intelligence – elastyczne zarządzanie uprawnieniami
Dostarczając narzędzie informatyczne pamiętamy o tym, żeby zawsze jak najlepiej dopasować się do potrzeb naszych klientów. Duża ilość kluczowych danych w połączeniu ze skomplikowaną strukturą firmy może powodować problemy z efektywnym zarządzaniem dostępem do informacji. Dzięki nowemu modelowi zarządzania uprawnieniami w Comarch CDN XL Business Intelligence pomagamy uniknąć takich kłopotów.
Znając naszych klientów wiemy, że oprócz danych, wykresów oraz raportów potrzebują również systemu, który sprawnie pomoże im zarządzać dostępem do kluczowych informacji w firmie. Odpowiadając na ich potrzeby przebudowaliśmy system zarządzania uprawnieniami tak, aby był jak najbardziej elastyczny, ale jednocześnie nie wymagał dużego nakładu prac administracyjnych.
W najnowszej wersji Comarch CDN XL Business Intelligence repozytorium raportów rozbudowaliśmy o możliwość tworzenia dowolnej ilości folderów wraz z podfolderami. Dodatkowo dostarczyliśmy mechanizm, który pozwala na definiowanie uprawnień do dowolnego elementu repozytorium.
W połączeniu z możliwością definiowania grup użytkowników i zarządzania uprawnieniami z ich wykorzystaniem daje to naszym klientom elastyczne i sprawne narzędzie do zarządzania dostępem do raportów w ich firmach.
Comarch CDN XL Business Intelligence – Nowe oblicze raportowania
Księga Raportów - Analizy i Controlling
Dostęp do danych powinien być realizowany w taki sposób, aby był łatwy dla osób, które nie posiadają zaawansowanej wiedzy z zakresu informatyki. Chodzi o to, aby mogły one, poprzez kilka zwykłych kliknięć, stworzyć potrzebny raport, czy analizę. Dlatego też w ramach modułu dostępna jest Księga Raportów (Analiza i Controlling) - narzędzie klasy Business Intelligence wspierające podejmowanie decyzji w firmie, które wykorzystywane jest do tworzenia i przeglądania zestawień analitycznych.
Osoba pracująca z Księgą tworzy raport korzystając z dostępnej listy pól. Aby zbudować potrzebną analizę po prostu przeciąga i upuszcza odpowiednie elementy z tej listy. I dzięki temu po chwili ogląda zestawienie przedstawiające liczbę wyprodukowanych produktów, czy uzyskaną marżę w podziale na regiony, czy kontrahenta.
Raz stworzony raport nie musi być budowany za każdym razem od początku. Jeśli zostanie on zapisany, to użytkownik może otworzyć dane zestawienie w innym terminie. Najważniejsze jest jednak to, że jeśli struktura raportu otwartego, po kilku dniach, będzie taka sama, to zostanie ona wypełniona aktualnymi danymi. W efekcie możliwe jest śledzenie na bieżąco informacji na temat stanów magazynowych, czy też terminowych i przeterminowanych należności przedsiębiorstwa.
Tworzone zestawienia mogą przybrać formę zarówno tabeli, wykresu, jak i stwarzają możliwość wizualizacji danych w formie map! Księga Raportów stwarza także możliwość wyświetlania kilku raportów jednocześnie, a także zapisania zbudowanego układu i odświeżania go w dowolnej chwili.
ZOBACZ WIĘCEJ INFORMACJI O ANALIZACH I RAPORTACH DOSTĘPNYCH W MODULE BUSINESS INTELLIGENCE>
