Zarządzanie serwisem z uwzględnieniem wymagań SLA, jest jednym z podstawowych zastosowań oprogramowania bs4 intranet. Program pozwala ewidencjonować zlecenia serwisowe gwarancyjne i pogwarancyjne.
Podstawowe zasady pracy z programem:
➢ serwisant przyjmując zgłoszenie wypełnia zdefiniowany przez administratora w programie formularz; typowe pola formularza to: opis usterki, rodzaj naprawy (gwarancyjna / pogwarancyjna), sposób dostarczenia produktu, produkt jakiego dotyczy zlecenie itp.
➢ można zdefiniować inne pola specyficzne dla działalności firmy adekwatnie do potrzeb
➢ każde zlecenie serwisowe przechodzi przez zdefiniowane etapy (np. do rozpatrzenia, do naprawy, naprawione, do rozliczenia itp.)
➢ osoby obsługujące zlecenie w firmie, rejestrują powiązane z nim zdarzenia (np. zadzwoniono do klienta, przetestowano urządzenie itp.) oraz mogą zlecać zadania
➢ w historii zleceń serwisowych widoczna jest również korespondencja e-mailowa
➢ program umożliwia wydruk pism z szablonu i wysyłanie e-maili związanych ze zleceniem serwisowym
➢ treść pisma lub e-maila może być budowana automatycznie i zawierać dane klienta, dane produktu oraz zawartość innych pól opisujących zlecenie; w ten sposób można drukować lub wysyłać do klientów potwierdzenie naprawy, decyzje odnośnie sposobu rozpatrzenia reklamacji itp.
Podstawowe korzyści w obszarze zarządzania serwisem po wdrożeniu oprogramowania bs4 intranet:
➢ szybki podgląd aktualnie realizowanych zleceń
➢ automatyczne alarmy generowane przez system w momencie zbyt długiej pracy nad danym zleceniem (ustawiane na podstawie umów SLA z poszczególnymi kontrahentami)
➢ dostępne raporty ukazujące koszt poszczególnych zleceń serwisowych
➢ dostępne raporty ukazujące awaryjność poszczególnych urządzeń i produktów
➢ przy zakupionym module dodatkowym klienci mogą składać zlecenia i sprawdzać ich status przez Internet
➢ ten sam moduł może być wykorzystany do załatwiania zleceń różnych typów, np. „naprawa gwarancyjna”, „zlecenie montażu” czy też „kampania reklamowa” itp.
