Zarządzanie tematami sprzedażowymi to jedno z podstawowych zastosowań oprogramowania klasy CRM. Idea pracy w CRM na tematach sprzedażowych polega na tym, że sprzedaż ewidencjonujemy i zarządzamy nią na wcześniejszym etapie niż w momencie fakturowania. Każda potencjalna sprzedaż jest wpisana do programu CRM. W różnych firmach mamy do czynienia z różnym określeniem: oferty, zamówienia, przetargi, kontrakty, leady. W programie bs4 intranet każdy temat sprzedażowy – potencjalny, zrealizowany lub utracony, nazywamy „transakcją”. Każda transakcja ma swój formularz w kartotece kontrahenta. Transakcja może znajdować się w jednej z wielu zdefiniowanych faz transakcji. Zależnie od aktualnej fazy transakcji tematem mogą zajmować się inni pracownicy w naszej firmie.

Podstawowe korzyści w obszarze zarządzania sprzedażą:

➢ kierownik ma lepszą wiedzę o portfelu potencjalnych zamówień i efektywności działań handlowych pracowników, potrafi szybciej przewidzieć potencjalne załamanie się lub wzrost sprzedaży i ustalić przyczyny sytuacji

przykładowy raport transakcji (procentowa struktura transakcji wg. handlowców)

➢ handlowiec jest bardziej efektywny w działaniach handlowych, ma lepszą wiedzę o historii klienta, zmniejsza się ryzyko pomyłek i przeoczeń w działaniach sprzedażowych
➢ podnosi się ogólna niezawodność funkcjonowania firmy poprzez wprowadzenia narzędzia do skutecznej kontroli działań pracowników
➢ prace na transakcjach mogą prowadzić kolejni pracownicy firmy już po otrzymaniu zamówienia od klienta aby koordynować realizację zamówienia
➢ z transakcją można powiązywać zlecenia w programie bs4 intranet, faktury z programu ERP (np. Optima) lub pozycje faktur sprzedażowych i zakupowych
➢ program może alarmować pracownika lub przełożonych jeśli transakcja jest w jakiejś fazie zbyt długo
➢ w powiązaniu do transakcji pracownicy mogą wysyłać sobie komunikaty
➢ klient może otrzymywać automatyczne powiadomienia e-mailowe lub SMS o zmianie statusu transakcji – zamówienia
➢ pracownicy obsługujący transakcję mogą korzystać z szablonów pism i e-maili, które program wypełnia automatycznie danymi transakcji – np. terminem ważności oferty, terminem płatności, warunkami dostawy,
➢ program może automatycznie powiązywać przychodzące e-maile klientów z transakcjami na podstawie tematu e-maila
➢ nowe transakcje mogą być otwierane na podstawie zamówień ze sklepu internetowego a także eksportowane do serwisu internetowego (wymagane dodatkowe programowanie)

Transakcje:
➢ różne rodzaje transakcji (sprzedaż prosta, przetarg... - do 5 rodzajów),

➢ jakie są fazy transakcji; mogą być zdefiniowane różne fazy transakcji zależnie od rodzaju transakcji

➢ jakie pola mają wypełniać użytkownicy w formularzu transakcji
➢ zależnie od profilu uprawnień użytkownika i fazy w jakiej znajduje się transakcja mogą być edytowalne lub widoczne inne pola w formularzu
➢ mogą być dostępne różne opcje i różne szablony do korespondencji z klientem,
➢ pracownicy mogą zmieniać fazy transakcji tylko zgodnie z ich skonfigurowanymi uprawnieniami wynikającymi z procedur obowiązujących w firmie
➢ przy przejściach pomiędzy określonymi fazami transakcji program może wymagać wypełnienia przez użytkownika określonych pól
➢ poszczególnym pracownikom w firmie ustawiamy na stronie startowej zestawienia transakcji w wybranych fazach, tak aby nie przeoczyli żadnej potencjalnej transakcji i wiedzieli czym się powinni w danej chwili zajmować
➢ w ramach transakcji pracownicy mogą rejestrować zdarzenia, rodzaje zdarzeń (np. zadzwoniono do kontrahenta, odwiedzono kontrahenta) definiuje administrator

Szczegółowa historia tematu sprzedażowego dostępna dla handlowca

➢ w ramach transakcji pracownicy mogą zlecać zadania, rodzaje zadań konfiguruje administrator

➢ w wybranej fazie transakcji program może wysyłać dane transakcji do zafakturowania w zewnętrznym programie ERP (np. Optima).