fbpx

Ocena wdrożenia oprogramowania enova365 w Urzędzie Gminy Kolbudy

Polecamy usługi wdrożenia oprogramowania enova365 realizowane przez firmę

XLE Sp. z o.o.

w Urzędzie Gminy Kolbudy.

Urząd Gminy Kolbudy służy 15 sołectwom w województwie pomorskim i zgodnie z założeniami Strategii Rozwoju Gminy na lata 2010 – 2020 prowadzi m.in. działania, które usprawniają funkcjonowanie urzędu i jego digitalizację.

Dlaczego wdrożyliśmy system ERP enova365?

Dotychczas praca kadrowych w Urzędzie realizowana była z wykorzystaniem programu, który wymagał wielu niezautomatyzowanych, pracochłonnych wyliczeń. Głównym celem wdrożenia systemu enova365 była potrzeba wprowadzenia bezpiecznego oprogramowania do zarządzania procesami kadrowymi w urzędzie, które zautomatyzuje pewne czynności, eliminując jednocześnie błędy i przyśpieszając pracę. Zależało nam, by nowy program uwzględniał samoobsługę pracowniczą, do weryfikacji wykorzystanego czasu urlopowego, nieobecności, zdalnego składania wniosków urlopowych, generowania PIT 11 – samodzielnie przez każdego pracownika.

Po wstępnej analizie naszych potrzeb i zapoznaniu się z możliwościami, jakie daje system enova365, podjęliśmy decyzję o zakupie i wdrożeniu systemu enova365.

Zakres wdrożenia

Wdrożenie enova365 objęło swoim zasięgiem ponad 120 pracowników Urzędu Gminy Kolbudy i MOPS oraz około 70 zleceniobiorców.

Zespół XLE przeprowadził analizę procesów w naszej organizacji pod kątem przygotowania propozycji zakresu rozwiązania. Na potrzeby Urzędu zakupione zostały moduły w ramach obszaru Kadry Płace (wraz z PPK) oraz Pulpit Kierownika i Pulpit Pracownika, wspomagając pracę Referatu Organizacyjno-Kadrowego.

Jakie zmiany widzimy po wdrożeniu enova365?

Wdrożenie systemu enova365 usprawnia zarządzanie kluczowymi elementami zadań Referatu Organizacyjno-Kadrowego Urzędu – rozliczeniami czasu pracy, urlopami, zwolnieniami, generowaniem i rejestracją umów zatrudnieniowych, list płac. Pracownicy mają na bieżąco wgląd do kartoteki swoich wynagrodzeń, mogą samodzielnie wydrukować „pasek” wypłat
z danego miesiąca, odebrać drogą elektroniczna PIT 11 za dany rok, złożyć e-wniosek do przełożonego o urlop, sprawdzić stan wykorzystanego urlopu, monitorować aktualność okresowych badań lekarskich i szkoleń BHP. Przełożeni mają wgląd do danych kadrowych swoich podwładnych, ich wynagrodzeń, kwalifikacji i uprawnień, danych dotyczących stanów urlopowych. Jest to duże ułatwienie w obiegu dokumentacji wewnątrz organizacji.

Zaimplementowana automatyzacja procesów wpływa na eliminację błędów wynikających z wykonywania powtarzalnych czynności oraz na wzrost wydajności pracy.

Dlaczego polecamy system enova365 i firmę XLE sp. z o.o.?

Wdrożeniowcy firmy XLE Sp. z o.o. skutecznie zrealizowali proces wdrożenia systemu w urzędzie zgodnie z przeprowadzoną wcześniej analizą i optymalnie do specyfiki działania urzędu. Mimo trudnej sytuacji związanej z obostrzeniami wprowadzonymi w okresie pandemii SARS-CoV-2, implementacja oprogramowania przebiegła bez znaczących problemów. Pracownicy urzędu zyskali nowoczesne narzędzie do pracy, w tym do pracy zdalnej oraz w rezultacie szkolenia z obsługi oprogramowania – nowe kompetencje.

Andrzej Chruścicki

Wójt Gminy Kolbudy, województwo pomorskie

Szukasz obsługi kadrowo-płacowej lub księgowości?

Skorzystaj z oferty naszej partnerskiej firmy