fbpx

Jak działa nasz Document Management System (DMS)

Jak działa nasz Document Management System  (DMS )?

Wykorzystując XLE_DMS otrzymujemy kompleksowy system obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie.

  1. Każdy z procesów, w dużym uproszczeniu, składa się z czterech etapów.
    Etap Sekretariatu, który rozpoczyna bieg całego procesu, uruchamia działanie OCR, następnie weryfikuje poprawność przeczytanych danych przez system oraz wybiera proces dla danego dokumentu.
  2. Drugi etap polega na weryfikacji pracy osób z poprzedniego kroku oraz na uzupełnieniu danych o bardziej szczegółowe informacje.
  3. Trzeci etap to akceptacja przez osoby, które są osobami edycyjnymi w firmie. Może być to akceptacja kosztów czy też wprowadzenie nowej umowy do systemu.
  4. Ostatni etap to tzw. Księgowość. Dzięki temu osoby z działu księgowości zacznie szybciej i prościej zatwierdzą dokumenty ponieważ maja już wszystkie potrzebne dane oraz zgodę osób edycyjnych.

 

W chwili obecnej rozwijamy następujące procesy:

  • Faktury kosztowe, które nie są powiązane z gospodarką magazynową;
  • Faktury dot. zakupu towaru;
  • Faktury pro forma;
  • Umowy sprzedażowe;
  • Umowy kosztowe;
  • Faktury kosztowe – cykliczne, powiązane z ww. umowami;
  • Aneksy do umów sprzedażowych oraz kosztowych;
  • Zakończenie umów;
  • Umowy NDA;
  • Inne pisma.

 

Podczas pracy nad danym dokumentem okno programu enova365 jest podzielone tak, by jednocześnie widzieć dokument, którego dotyczy proces oraz formularz z odpowiednimi polami dla danego procesu. Dzięki temu praca jest bardzo czytelna i intuicyjna.

Referencje

Masz pytania, wątpliwości?

Zapraszamy do kontaktu

Szukasz biura rachunkowego?

Zatrudnij cały gotowy dział księgowy oraz kadrowo płacowy! Skorzystaj z usług naszej partnerskiej firmy Neofin.