fbpx

Praca zdalna a projekty z wykorzystaniem ERP enova365 

W ostatnim czasie bardzo mocno odczuliśmy, że praca zdalna to więcej niż trend, to często konieczność, by utrzymać funkcjonowanie firmy, realizować terminowo usługi czy zarządzać produkcją, gdy dla bezpieczeństwa epidemicznego pracujemy z dala od przedsiębiorstwa.

Naszym zdaniem, zawsze dobrze mieć wybór i lepiej zapewnić firmie odpowiednie narzędzia, by procesy biznesowe były skutecznie przeprowadzane bez względu na to, czy pracujemy w trybie homeoffice, czy często podróżując, mobilnie, ale też by zoptymalizować pracę stacjonarnie.

W tym artykule przedstawiamy narzędzie w systemie enova365 do zarządzania projektami, które usprawnia pracę w wielu przedsiębiorstwach (również w naszym).

Jak zapewnić project managerom skuteczność, płynny obieg informacji i dokumentów, gdy zespół jest rozproszony?

 

Istotnym warunkiem efektywnej koordynacji zadań w pracy zdalnej jest zagwarantowanie płynnej komunikacji w zespole oraz jednoczesny dostęp i możliwość pracy na wspólnej bazie danych oraz na dokumentacji związanej z danym projektem. A to może być problematyczne nawet podczas pracy w tym samym budynku.

enova365 oferuje między innymi rozwiązanie dla kierowników projektów i całych zespołów projektowych. Po co? Przecież jest tyle różnych programów do zarządzania projektami, więc po co wdrażać ten moduł oprogramowania enova 365? Choćby po to, by wyeliminować konieczność korzystania z innych programów, przenoszenia danych, jak również by zminimalizować błędy oraz straty czasu czy zasobów. W zintegrowanym systemie enova365 dobieramy odpowiednie moduły do potrzeb biznesu i pracownicy mogą korzystać ze wspólnej bazy, stosownie do ich uprawnień. Przy implementacji modułu enova365 Projekty otrzymujesz dodatkowo funkcjonalności CRM i DMS, co umożliwia między innymi przypisanie dokumentacji projektowej oraz wybranego klienta oraz dostawców do projektu.   

W efekcie masz większe szanse na wykonanie zlecenia dokładnie i terminowo.

Przy wdrożonym systemie enova365 w opcji multi, każdy z operatorów otrzymuje program do zarządzania projektami, dostosowany na dowolne urządzenie (komputer, telefon z systemem Android, a już wkrótce również iOS).  Dzięki temu zwiększasz efektywność pracy swoich pracowników, gdziekolwiek się znajdują. Oprogramowanie enova365 ułatwia również prowadzenie ewidencji czasu pracy, co doceni każdy manager, szczególnie gdy pracownicy wykonują obowiązki zdalnie.

Jakie elementy zarządzania projektami obejmuje program enova365

 Funkcjonalności oprogramowania enova365 Projekty odpowiadają za zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa.

✔️   Planowanie: budżetu, zadań, czasu – dobór środków do realizacji projektu (przypisanie zadań do pracowników w zespole, zasobów ludzkich spoza zespołu, zasobów finansowych, wyposażenia, materiałów)

✔️     Kontrola realizacji projektu – nadzorowanie stanu w trakcie realizacji projektu

✔️   Rozliczenie projektu – analiza kosztów, czasu, wykorzystanych zasobów na podstawie raportów, które możesz łatwo stworzyć z programem. Dodatkowo przy dostępie do BI (Business Intelligence) od enova365 automatycznie generujesz bieżące analizy zgodnie ze wskaźnikami, które sam określasz, odnoszące się do obszarów, które Ciebie interesują. Więcej o BI znajdziesz w artykule “enova365 Business Intelligence – podejmowanie decyzji i planowanie stają się o wiele łatwiejsze”.

Jak zautomatyzować poszczególne czynności w ramach zarządzania projektami?

Dzięki dostępowi do modułu CRM oraz Workflow wprowadzisz zautomatyzowany obieg dokumentów w firmie, a tym samym zwiększysz efektywność całego zespołu oraz poprawisz możliwości zautomatyzowanej i sprawnej obsługi Klienta. Pracownicy na bieżąco mają dostęp do aktualnej dokumentacji, korespondencji, realizowanych zleceń.

Przeczytaj artukuł o CRM oraz o DMS.

Ania, kierownik projektu, główny specjalista ds. wdrożeń ERP w XLE Sp. z o.o.:

“Z doświadczenia jako kierownik projektu najbardziej cenię możliwość  porównania kosztów planowanych do rzeczywistych bez udziału księgowości. Widzę wszystkie koszty na podstawie wprowadzanych na bieżąco dokumentów i nie muszę czekać na ich zaksięgowanie. Podobnie z rozporządzaniem zasobami – nie potrzebuję odrębnego dostępu do informacji od poszczególnych działów, by planować i rozliczać poszczególne projekty.”

Moduł enova365 Projekty umożliwia skuteczne planowanie i zarządzanie oraz rozliczanie projektów

Rozwiązanie, które usprawnia pracę całej firmie, na różnych szczeblach, w działach, które przeprowadzają projekty w obszarze usług oraz w obszarze produkcji. Elastyczność struktury oprogramowania enova 365 pozwala na dopasowanie narzędzia do zarządzania projektami do indywidualnych potrzeb, do profilu działalności firmy. Jeśli korzystasz jedynie z części funkcjonalności enova365, w każdej chwili możesz uzupełnić oprogramowanie o dodatkowe elementy.

 Jak idealnie dopasować system? Pomaga w tym przeprowadzana przez XLE dogłębna analiza przedwdrożeniowa, z której jasno wynika, które obszary Twojego biznesu wymagają objęcia oprogramowaniem i jakie funkcjonalności i dodatki należy wprowadzić w ramach wdrożenia i zakładanego budżetu. Sprawdź, jak przeprowadzamy projekt wdrożenia.

logo XLE Sp. z o.o. na ekranie monitora

Dla kogo enova365 Projekty 

Gdy prowadzisz średni lub duży biznes, masz świadomość jak problematyczne może być zarządzanie licznymi projektami i zadaniami, w kilku zespołach, gdy informacje przebiegają przez kilka działów w firmie – od działu handlowego, przez magazyn, produkcję, po sprzedaż i obsługę posprzedażową. Z enova365 poza połączeniem informacyjnym, generujesz automatycznie dane do kontroli statusu zadań, kosztów związanych z danym projektem i weryfikację planowanych terminów realizacji poszczególnych elementów projektu. Zapewniamy – nie tylko kierownik projektu będzie zadowolony! Oprogramowanie usprawni ma wpływ na usprawnienie pracy w każdym dziale.

HANDLOWIEC

Oprogramowanie ze zintegrowanym CRM i zarządzaniem projektami usprawnia wymianę informacji. Handlowiec wprowadza dane, z których następnie korzysta cały zespół projektowy, uzupełniając na bieżąco zdarzenia i dane z kolejnych etapów projektu.

KIEROWNIK PROJEKTU

Moduł do zarządzania projektami od enova365 ułatwia zarządzenie zadaniami przy wielu projektach w toku oraz  koordynowanie pracy całych zespołów projektowych, w tym przy zdalnej komunikacji.

DYREKTOR FINANSOWY

enova365 Projekty umożliwia planowanie i nadzorowanie budżetu, ze stałą kontrolą przepływu pieniędzy. Ułatwi również przeprowadzanie analiz opłacalności inwestycji i poszczególnych elementów.

Korzyści pracy zdalnej i hybrydowej z enova365 w zarządzaniu projektami

  • Bezpieczna komunikacja z zespołem projektowym – przydatne zarówno przy lockdown, jak i w normalnym trybie pracy, szczególnie, gdy zespół jest rozproszony po różnych filiach, biurach
  • Efektywne wykorzystanie czasu pracy – poprzez zautomatyzowanie czynności takich jak np. generowanie danych do umowy dla Klienta pod dany projekt
  • Szybszy obieg informacji – dzięki zastosowaniu elektronicznego obiegu dokumentów (DMS)
  • Stały dostęp do danych – z wykorzystaniem wspólnej, bezpiecznej bazy danych, która jest aktualizowana na bieżąco
  • Możliwość samoobsługi pracowniczej – przy zastosowaniu Pulpitów, w tym Pulpitu Kierownika (np. kierownika projektu)
  • Przyśpieszenie cyklu sprzedaży usługi lub produktu (serii) – w wyniku automatycznego generowania danych dotyczących każdego zlecenia, jak również danych dotyczących naszych usług i produkcji, stanu magazynowego, harmonogramu oraz zdalnej komunikacji i wymiany informacji, dokumentów

zalety pracy zdalnej z programem enova

enova365 Projekty widok na ekranie użytkownika

Zalety i możliwości modułu enova365 Projekty

✔️ Dostęp w wersji mobilnej – program i aplikacja do zarządzania projektami na urządzenia mobilne gwarantuje bieżące monitorowanie, dostęp i edycję danych.

✔️    Budżetowanie projektu:

  • tworzenie budżetu projektu, planowanie budżetu w ujęciu wartościowym, ilościowo-wartościowym lub mieszanym
  • przypisanie kosztów i przychodów z dokumentów dostępnych we wspólnej bazie do konkretnego projektu, długofalowe planowanie budżetu
  • weryfikacja dokumentów handlowych na bieżąco
  • ułatwienie realizacji procesów księgowych z wykorzystywaniem opisów analitycznych, które pomogą przyporządkować konkretne pozycje w planowanym i tworzonym budżecie
  • monitorowanie kwot przypisanych do dokumentów na poszczególnych etapach realizacji projektu – funkcjonalności oprogramowania sprawiają, że nie przekroczysz zakładanego budżetu.

✔️   Obieg dokumentów i procesów – integracja z CRM zapewnia:

  • płynny przepływ procesów, dokumentacji w obrębie wielu projektów poprzez dostęp do funkcjonalności umożliwiających tworzenie, zarządzanie i utrzymywanie relacji z Klientami
  • tworzenie i przeglądanie dostępnej w bazie listy kontrahentów, opcja przypisania projektów do Klientów i powiązania projektów w kampanie
  • utrzymanie porządku w gromadzonych danych i udostępnianie ich na potrzeby różnych procesów i etapów inwestycji.

✔️   Raportowanie wyników na podstawie dokumentów ewidencyjnych, handlowych zarejestrowanych w systemie:

  • tworzenie opisu analitycznego umożliwia automatyczne zbieranie danych w całość
  • obliczanie i raportowanie rzeczywistego kosztu wynagrodzeń – zestawienie czasu pracy z projektami
  • dekretacja dokumentów księgowych umożliwia szybką weryfikację poprawności zaksięgowanych dokumentów.

Sprawdź, jak wzmocnić analitykę biznesową w Twojej firmie, w ramach zintegrowanego oprogramowania enova365 – przeczytaj artykuł o module Business Intelligence (BI)

enova365 Projekty zapewnia:

korzyści modułu enova365 projekty

Chcesz dowiedzieć się więcej bezpośrednio od naszego Konsultanta? Zadzwoń lub napisz:

➡️   Tomasz Benich

Opiekun Klienta Kluczowego

+48 884 884 808
tomasz.benich@xle.pl

➡️   Biuro XLE:

https://www.xle.pl/kontakt/